1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format

• muss entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (CEN-Norm 16931). Es handelt sich hierbei um ein Datenmodell, welches die Kernelemente der Rechnung definiert.
• oder kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger bilateral vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass dieses Format die richtige und vollständige Extraktion der nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) erforderlichen Angaben in ein Format ermöglicht, welches der CEN-Norm 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Unter anderem erfüllen die X-Rechnung (welche sich bei Abrechnungen mit der öffentlichen Hand bereits etabliert hat) und die ZUGFeRD-Rechnung („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) die Anforderungen. Auch das EDI-Format wird mit entsprechenden Anpassungen nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums weiterhin anwendbar sein.

2. Wer und was ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht wird zunächst nur inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen betreffen.

Neben Umsätzen, die mit Steuerausweis abgerechnet werden, gilt die E-Rechnungspflicht aber auch für Umsätze ohne Steuerausweis (also u. a. für Reiseleistungen nach § 25 UStG, für Kleinunternehmer nach § 19 UStG, für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen zwischen inländischen Unternehmen, sowie für Fälle der Steuerschuldumkehr gem. § 13b UStG, z.B. Bauleistungen).

Nicht betroffen sind insbesondere:

• Umsätze an Nichtunternehmer (B2C-Geschäft)
• Umsätze durch bzw. an ausländische Unternehmer,
• steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug (§ 4 Nr. 8-29 UStG), soweit nicht zur Steuerpflicht optiert worden ist (§ 9 UStG),
• Fahrausweise sowie
• Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro).

Zu beachten ist, dass die E-Rechnung insoweit zwingende Voraussetzung für den Vorsteuerabzug auf Seiten des Empfängers sein wird. Die Missachtung der Neuregelung kann insoweit nicht nur als Ordnungswidrigkeit sanktioniert werden, sondern führt auf Ebene des vorsteuerabzugsberechtigten Leistungsempfängers zu materiellen Problemen.

3. Zeitliche Umsetzung

Bis zum 31. Dezember 2026 (maßgeblich ist das Leistungs- und Rechnungsdatum) darf noch mittels Papierrechnung und in sonstigen elektronischen Formaten (z. B. PDF via E-mail-Versand) abgerechnet werden. Für kleinere Unternehmen (Jahresumsatz bis 800.000 €) gilt eine verlängerte Frist bis 31. Dezember 2027. Für die Erstellung des Datensatzes ist eine Software erforderlich. Es ist davon auszugehen, dass alle Anbieter von ERP-Software entsprechende Tools anbieten werden, sofern dies nicht schon heute der Fall ist. Möglicherweise wird es auch ein Angebot der Finanzverwaltung geben.

Demgegenüber müssen alle Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025 empfangsbereit sein. Für den Empfang des Datensatzes ist zunächst nur eine E-Mail-Adresse erforderlich. Für die Weiterverarbeitung der eingehenden E-Rechnung bedarf es einer softwaretechnischen Lösung.

Um Missverständnisse und unbezahlte Rechnungen zu vermeiden, sollten sich Geschäftspartner alsbald (also noch in 2024!) abstimmen, ab welchem Zeitpunkt auf die E-Rechnung (bzw. E-Gutschrift) umgestellt wird.

4.  Bewertung und Ausblick

Der Aufwand zur ausgangs- und eingangsseitigen Umstellung auf die E-Rechnung dürfte nicht zu unterschätzen sind. Mittelfristig werden sich sicherlich die administrativen Vorteile der automatisierten buchhalterischen Verarbeitung einstellen.

Störend wirkt ohne Zweifel, dass es auf Jahre hinaus unterschiedliche Rechnungsformate geben wird, weil ausländische Unternehmen und Umsätze mit diesen, sowie das gesamte B2C-Geschäft nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen.

Mit einem umfangreichen Einführungsschreiben durch das Bundesfinanzministerium ist zu rechnen, zumal es eine Reihe von Einzelfragen zu klären gilt (u. a. wie mit Dauerrechnungen und Verträgen, die bisher als Rechnung gelten, zu verfahren sein wird).

Allen Unternehmen sollte schon heute bewusst sein, dass die Einführung der E-Rechnung lediglich eine Vorbereitung auf das sog. Real-Time-Reporting (also die Echtzeitmeldung von Umsätzen an die Finanzverwaltung) ist. Wann dieses Mittel zur Bekämpfung des Umsatzsteuerbetruges in Deutschland umgesetzt wird, ist noch nicht entschieden.

Ferner arbeitet man auch auf EU-Ebene an der Umsetzung der E-Rechnung und des Real-Time-Reporting. Die Pläne im Rahmen des sog. VIDA-Package (VAT in the Digital Age) sind aber vorerst an der erforderlichen Einstimmigkeit aller EU-Mitgliedstaaten gescheitert. Mit einem Inkrafttreten der erwarteten Regelungen ist daher nicht mehr in diesem Jahrzehnt zu rechnen.

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Ihr Team der

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Norderstedt, Mai 2024

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